Las Tarjetas de Control de Existencias de Almacén, también conocidas como Kardex, son documentos esenciales para el control detallado del inventario. Registran cronológicamente cada entrada y salida de un artículo específico del almacén, permitiendo un seguimiento preciso de las cantidades disponibles, los costos asociados y la ubicación de cada producto.
Un aspecto clave es la identificación del artículo. Cada tarjeta corresponde a un único producto, detallando su código, descripción, unidad de medida (ej., piezas, kilos, litros) y ubicación específica dentro del almacén. Esta información unívoca previene confusiones y facilita la localización rápida del producto.
Otro componente fundamental es el registro de las entradas (compras). Aquí se anota la fecha de recepción, el número de documento (factura, orden de compra), el proveedor, la cantidad recibida y el costo unitario. Esta información alimenta el cálculo del costo total de las existencias y permite rastrear el origen de cada lote.
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Igualmente importantes son los registros de las salidas (ventas o consumo). Se consigna la fecha de la salida, el número de documento (factura, requisición interna), el cliente o departamento solicitante, la cantidad entregada y el costo unitario (que se determina según el método de valoración de inventarios utilizado). Esto reduce el stock disponible y genera información para el análisis de la demanda.
El saldo actual se calcula después de cada transacción, tanto de entrada como de salida. Se actualiza la cantidad disponible y el valor total del inventario para ese artículo específico. Esto proporciona una visión instantánea de las existencias reales y ayuda a evitar faltantes o excesos.
Los métodos de valoración como el FIFO (First-In, First-Out) o el Promedio Ponderado son cruciales. Influyen directamente en el cálculo del costo de las salidas y, por ende, en el valor del inventario final. El método elegido debe aplicarse consistentemente.
Ejemplo 1: Una tarjeta Kardex para "Tornillo de Acero Inoxidable M8". Registra 1000 tornillos recibidos el 01/01/2024 a $0.10 cada uno. Luego, registra una salida de 200 tornillos el 15/01/2024. El saldo se actualiza a 800 tornillos.
Ejemplo 2: Una tarjeta Kardex para "Botella de Aceite de Oliva Extra Virgen". Registra 50 botellas recibidas el 10/02/2024 a $5 cada una. Posteriormente, registra una venta de 10 botellas el 20/02/2024. El saldo se actualiza a 40 botellas.
En el mundo real, las Tarjetas de Control de Existencias de Almacén son una herramienta fundamental para la gestión eficiente de inventarios en empresas de todos los tamaños. Permiten optimizar los niveles de stock, reducir costos, mejorar el servicio al cliente y tomar decisiones informadas sobre compras y ventas.
