Como Extraer Datos De Una Tabla A Otra En Excel

¡Hola, futuros maestros de Excel! Vamos a aprender a transferir información entre tablas, como si transportáramos ingredientes de una receta a otra. Imaginen dos mesas llenas de datos, y nosotros somos los chefs que seleccionan lo que necesitamos.

Usando BUSCARV (VLOOKUP) como nuestro espía

BUSCARV es nuestra herramienta estrella. Piensen en ella como un espía que busca un valor en una tabla (la "tabla origen") y nos trae información de otra columna de esa misma tabla. Es como buscar un nombre en una guía telefónica y obtener su número.

Para usarla, necesitamos un valor en común entre las dos tablas. Este valor es nuestra clave, como el número de identificación de un empleado. Debe existir en ambas tablas para que BUSCARV funcione.

La fórmula básica es: =BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [rango_busqueda]). Desglosemos esto.

valor_buscado: Es el valor que buscamos en la primera columna de la tabla origen. Por ejemplo, el número de identificación del empleado.

matriz_buscar_en: Es la tabla donde buscamos. ¡Selecciona la tabla completa, incluyendo la columna donde está el valor buscado!

indicador_columnas: Es el número de la columna de la tabla origen que contiene la información que queremos extraer. Si queremos el nombre del empleado y está en la segunda columna, el indicador es 2.

[rango_busqueda]: Aquí ponemos FALSO para una coincidencia exacta (¡siempre!) o VERDADERO para una coincidencia aproximada (menos común y puede dar resultados inesperados).

Un ejemplo: Tenemos una tabla de empleados con ID, Nombre, y Departamento. Otra tabla tiene ID y Salario. Queremos añadir el nombre del empleado a la tabla de salarios.

En la tabla de salarios, en la columna donde queremos el nombre, escribimos: =BUSCARV(A2, Empleados!A:C, 2, FALSO). Aquí, A2 es el ID del empleado en la tabla de salarios, "Empleados!A:C" es la tabla de empleados (columnas A a C), y 2 es la columna del nombre en la tabla de empleados.

¡Arrastra la fórmula hacia abajo para completar todos los nombres!

ÍNDICE y COINCIDIR: El dúo dinámico

ÍNDICE y COINCIDIR son como un equipo de detectives. COINCIDIR encuentra la posición de un valor en una lista y ÍNDICE devuelve el valor que está en esa posición en otra lista.

COINCIDIR es como preguntar: "¿En qué fila está este valor?". ÍNDICE es como decir: "Dame el valor de esta fila y columna".

La fórmula de COINCIDIR es: =COINCIDIR(valor_buscado, matriz_busqueda, [tipo_coincidencia]).

valor_buscado: El valor que buscamos.

matriz_busqueda: La columna donde buscamos.

[tipo_coincidencia]: 0 para coincidencia exacta.

La fórmula de ÍNDICE es: =INDICE(matriz, número_fila, [número_columna]).

matriz: El rango de celdas donde queremos el valor.

número_fila: La fila del valor que queremos.

[número_columna]: La columna del valor que queremos (opcional si la matriz es una sola columna).

Combinándolos: =INDICE(Empleados!B:B, COINCIDIR(A2, Empleados!A:A, 0)). Aquí, "Empleados!B:B" es la columna del nombre, A2 es el ID del empleado en la tabla de salarios, y "Empleados!A:A" es la columna del ID en la tabla de empleados.

¡ÍNDICE y COINCIDIR son más flexibles que BUSCARV porque no requieren que el valor buscado esté en la primera columna!

Elegir la herramienta correcta

BUSCARV es fácil de usar, pero ÍNDICE y COINCIDIR son más potentes. Si necesitas flexibilidad, ¡opta por el dúo! Si la tabla origen puede cambiar de orden o agregar columnas, ÍNDICE y COINCIDIR son más robustos.

¡Practica con diferentes ejemplos! Cuanto más uses estas funciones, más fácil será extraer la información que necesitas.