Un memorándum, o memo, es un mensaje corto y directo usado principalmente dentro de una empresa. Su objetivo es informar sobre un tema específico, dar instrucciones, o solicitar información. Analicemos sus características externas e internas.
Características Externas
Las características externas se refieren a cómo se ve el memo y cómo se presenta. Piensa en el "empaque" del mensaje.
- Encabezado claro: Un memo siempre empieza con un encabezado que indica claramente a quién va dirigido ("Para:"), quién lo envía ("De:"), la fecha ("Fecha:") y el asunto ("Asunto:"). Por ejemplo: "Para: Departamento de Marketing; De: Juan Pérez; Fecha: 2024-01-26; Asunto: Reunión de Estrategia Trimestral".
- Formato conciso: Un memo es breve. Usa párrafos cortos y evita la información innecesaria. Imagina que tienes que explicar algo rápido en el ascensor: ese es el espíritu del memo.
- Lenguaje formal (pero no excesivo): El lenguaje debe ser profesional, pero evitando tecnicismos excesivos que puedan confundir. Usa un tono respetuoso y directo.
- Distribución: Los memos se pueden distribuir de varias maneras: impresos, por correo electrónico, o a través de plataformas internas de la empresa (como Slack o Microsoft Teams).
- Identificación del remitente: El nombre de quien envía el memo siempre debe estar claro. A veces, también se incluye su cargo o departamento.
Características Internas
Las características internas se refieren al contenido y la estructura del memo. Es decir, a lo que dice y cómo lo dice.
Must Read
- Claridad y concisión: El mensaje debe ser fácil de entender. Evita ambigüedades. Ve directo al grano.
- Objetividad: Presenta la información de manera imparcial, sin opiniones personales. Cíñete a los hechos.
- Un solo tema principal: Cada memo debe tratar un solo tema. Si tienes que comunicar varias cosas diferentes, es mejor enviar varios memos separados.
- Estructura lógica: Organiza la información de manera que sea fácil de seguir. Puedes usar listas con viñetas (como ésta) para destacar puntos importantes.
- Llamada a la acción (si es necesario): Si esperas que el lector haga algo después de leer el memo (por ejemplo, asistir a una reunión, revisar un documento, o tomar una decisión), indícalo claramente. Por ejemplo: "Por favor, confirmar su asistencia a la reunión antes del 30 de enero".
- Tono profesional: Aunque el memo es breve, debe mantener un tono respetuoso y profesional. Evita el lenguaje coloquial o informal.
En resumen, un buen memorándum es claro, conciso, objetivo y está bien estructurado. Prestar atención a sus características externas e internas te ayudará a comunicarte de manera efectiva en el entorno laboral.
