Entender la diferencia entre un procedimiento y un instructivo es crucial para implementar un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) efectivo según la norma ISO 9001. Aunque ambos documentan cómo se hacen las cosas, su alcance y nivel de detalle varían significativamente.
Un procedimiento describe qué se hace, quién es responsable, cuándo se realiza, y dónde se lleva a cabo una actividad. Es un documento de alto nivel que proporciona un marco general. Por ejemplo, un procedimiento de "Control de Documentos" describe el proceso para crear, revisar, aprobar, distribuir, y mantener documentos controlados. No entra en detalles minuciosos.
En cambio, un instructivo detalla cómo se realiza una tarea específica, paso a paso. Es un documento de bajo nivel, muy detallado, que se utiliza cuando se requiere una guía precisa para asegurar la consistencia y evitar errores. Siguiendo el ejemplo anterior, un instructivo relacionado con el "Control de Documentos" podría ser un "Instructivo para el Llenado del Formato de Solicitud de Cambios a un Documento".
Must Read
Aplicaciones Prácticas:
- Procedimiento: "Gestión de No Conformidades". Explica cómo identificar, registrar, investigar, corregir y prevenir problemas.
- Instructivo: "Instructivo para el Uso del Software de Análisis de Causa Raíz". Guía al usuario en cada paso para usar el software.
Guía Rápida para Diferenciar:
- Nivel de detalle: Procedimiento (general); Instructivo (específico, paso a paso).
- Enfoque: Procedimiento (proceso completo); Instructivo (tarea puntual dentro del proceso).
- Responsables: Procedimiento (define roles y responsabilidades); Instructivo (generalmente enfocado en la persona que realiza la tarea).
- Pregúntate: ¿Necesito un panorama general? (Procedimiento). ¿Necesito instrucciones precisas para una tarea? (Instructivo).
En resumen, el procedimiento es la política general, mientras que el instructivo es la receta para ejecutar una parte de esa política. Ambos son esenciales para un SGC robusto y efectivo.
